En una organización actual, donde la inmediatez en el acceso a la información resulta crucial, se torna indispensable trabajar con documentos 100% actualizados.

Para conseguirlo, sincronizar archivos que posean los datos de la última versión a través de un servicio en la nube resulta ideal, pues permite la colaboración de varios compañeros a la vez. Sin embargo, este proceso a veces genera diversos problemas… y para evitar que sucedan, debemos tener en cuenta algunos puntos básicos, como los siguientes.

Preguntar antes de borrar y hacer cambios

Parece obvio, pero en ocasiones se modifican o eliminan las que eran consideradas últimas versiones por un simple problema de comunicación. Pregunta a tus compañeros siempre antes de modificar un documento. Si no estás del todo seguro, haz una copia antes de realizar cambios.

Controlar el acceso antes de la sincronización de archivos

Cuando demasiadas personas tienen acceso a la plataforma, es muy probable que el programa para sincronizar archivos automáticamente confunda las distintas versiones y éstas se solapen. De esta forma se genera un auténtico caos de modificaciones y rectificaciones que es aconsejable evitar.

Por otro lado, este aspecto no solo es importante para que nadie pueda retocarlo por error. También es un tema que afecta a la seguridad empresarial. Todas las compañías deben tener presente la necesidad de controlar qué trabajadores pueden acceder a los documentos importantes y cuáles no.

Incorporar las revisiones en forma de comentarios

En caso de que tengas que supervisar el trabajo de otra persona, mejor no lo modifiques antes de comentar con ella los cambios que necesita el documento. Para conseguirlo tienes la opción de incorporar todas tus sugerencias sobre el documento en cuestión en forma de comentarios anexos. De esta manera, evitarás cambiar el trabajo que a otra persona le costó tanto llevar a cabo.

Comprobar la conexión

Este es un truco muy sencillo para evitar que esta tarea sea lenta y tediosa. Comprueba que tu conexión sea fluida y veloz antes de subir documentos modificados o de realizar cambios en los que están online.

Establecer una nomenclatura

Es recomendable coordinarse con el resto de usuarios para incorporar una forma determinada de llamar a cada archivo según la versión que sea o la persona que realizó el documento. Es conveniente además establecer un criterio fijo para la creación de nuevas carpetas. Así nadie perderá tiempo en búsquedas dispersas e innecesarias.